Pubblicate le RBPCA di SISMAX sul sito di ISS: dalla preparedness alla gestione dei flussi comunicativi. Il contributo scientifico di AIES

Due Raccomandazioni di Buona Pratica Clinico-Assistenziale affrontano alcuni dei nodi centrali della risposta sanitaria agli eventi maggiori. AIES contribuisce al percorso scientifico e metodologico con la Dr.ssa Sara Montemerani, il Dr. Nicola Bortoli e il Dr. Flavio Gheri.

Prepararsi a una maxiemergenza significa costruire un sistema capace non soltanto di disporre delle risorse necessarie, ma di attivarle tempestivamente, coordinarle, incrementarle quando necessario e governare correttamente le informazioni quando la pressione sull'organizzazione sanitaria cresce improvvisamente.

È all'interno di questa prospettiva che si collocano due importanti documenti dI Raccomandazioni di Buona Pratica Clinico-Assistenziale (RBPCA) dedicati rispettivamente all'appropriata preparedness sanitaria nei contesti di maxiemergenza e alla gestione dei flussi comunicativi sanitari nelle maxiemergenze.

Due lavori distinti ma profondamente complementari, promossi nell'ambito del progetto SISMAX e sviluppati attraverso un percorso metodologico che integra revisione strutturata della letteratura scientifica e consenso di esperti mediante metodologia Delphi modificata, in conformità alle indicazioni metodologiche previste per le RBPCA consensus based. I documenti risultano attualmente indicati come proposte complete in corso di valutazione e proposte per la pubblicazione nel Portale istituzionale ISS.

A questo importante percorso ha fornito il proprio contributo anche AIES – Accademia Italiana Emergenza Sanitaria, attraverso il lavoro della Dr.ssa Sara Montemerani, del Dr. Nicola Bortoli e del Dr. Flavio Gheri.

Un percorso che parte da prima dell'evento

Il primo documento, “Raccomandazioni di buona pratica clinico-assistenziale per l'appropriata preparedness sanitaria nei contesti di maxiemergenza”, affronta uno dei temi fondamentali della medicina delle catastrofi: quanto un sistema sanitario sia realmente preparato ad affrontare un improvviso afflusso massivo di pazienti.

La preparedness viene considerata non come una semplice disponibilità preventiva di mezzi e risorse, ma come un processo organizzativo multidimensionale che comprende pianificazione, attivazione precoce, coordinamento, capacità di espansione delle risorse, sistemi informativi, monitoraggio delle performance, formazione ed esercitazioni.

La revisione scientifica alla base del documento ha identificato 771 record attraverso PubMed e Scopus. Dopo il processo di screening e valutazione sono stati inclusi 22 studi nella sintesi finale delle evidenze.

Da questa analisi sono emerse sei grandi aree: sistemi di attivazione e pre-allerta sanitaria; modelli di comando e coordinamento; pianificazione della surge capacity; sistemi informativi e supporto decisionale; monitoraggio della risposta sanitaria; programmi di formazione ed esercitazioni.

Su queste basi sono stati costruiti 19 statement, successivamente sottoposti a un panel multidisciplinare di 17 esperti. Tutti i 19 statement hanno raggiunto la soglia di consenso prestabilita, con percentuali di accordo comprese tra l'83% e il 100%.

Diciannove raccomandazioni per costruire un sistema realmente preparato

Le 19 raccomandazioni traducono il concetto di preparedness in indicazioni concretamente applicabili all'organizzazione sanitaria.

Tra i punti centrali emerge innanzitutto la necessità di definire criteri strutturati di attivazione precoce e sistemi progressivi di pre-allerta, affinché il sistema sanitario possa iniziare a mobilitare le proprie risorse prima che la pressione assistenziale raggiunga livelli critici.

Un secondo elemento riguarda il coordinamento tra Centrali Operative, servizi territoriali e ospedali, accompagnato dall'adozione di modelli di comando e controllo capaci di integrare le diverse componenti sanitarie e le altre agenzie coinvolte nella risposta.

Particolare attenzione viene dedicata alla surge capacity, ovvero alla capacità del sistema di espandere progressivamente le risorse disponibili passando, quando necessario, da condizioni assistenziali ordinarie a livelli di risposta di contingenza e, negli scenari estremi, di crisi. Il documento affronta quindi l'espansione della capacità delle terapie intensive, le strategie di dimissione o trasferimento precoce dei pazienti stabilizzati e la necessità di definire criteri clinici e organizzativi per la priorizzazione dei pazienti in caso di saturazione delle risorse.

La preparedness viene inoltre resa misurabile: indicatori di performance, sistemi informativi integrati, monitoraggio della resilienza, simulazioni organizzative ed esercitazioni multidisciplinari diventano strumenti attraverso i quali verificare se un piano scritto corrisponda davvero a una capacità operativa.

Significativa, in questo senso, è anche la raccomandazione a considerare esercitazioni non preannunciate, affiancate da indicatori oggettivi, per valutare la reale capacità di risposta del sistema. A queste si aggiungono le simulazioni periodiche e la necessità di protocolli regionali per la gestione e il monitoraggio delle scorte critiche.

Quando l'evento accade: governare le informazioni

Preparare il sistema, tuttavia, rappresenta soltanto una parte del problema.

Quando la maxiemergenza si verifica, la capacità di risposta dipende in larga misura dalla possibilità di mantenere una situational awareness condivisa, facendo arrivare informazioni corrette alle persone giuste, nel momento giusto e attraverso canali affidabili.

È questo il tema del secondo documento, “Raccomandazioni di buona pratica clinico-assistenziali per la gestione dei flussi comunicativi sanitari nelle maxiemergenze”.

In questo caso la revisione della letteratura ha inizialmente identificato 760 record nelle banche dati PubMed e Scopus. Al termine del processo di selezione, 9 studi sono stati inclusi nella sintesi finale delle evidenze.

L'analisi ha individuato sei aree fondamentali: architettura organizzativa dei flussi comunicativi, comunicazione sincrona e radiocomunicazioni, integrazione territorio-ospedale, costruzione e mantenimento della situational awareness, resilienza e ridondanza dei sistemi comunicativi, monitoraggio e valutazione della qualità dei flussi informativi.

Da queste evidenze sono stati sviluppati 15 statement, valutati anche in questo caso attraverso un panel multidisciplinare di 17 esperti. Tutti hanno raggiunto la soglia prevista per il consenso, con percentuali comprese tra il 94 e il 100% e una mediana pari a 9 per ciascuno statement.

Quindici raccomandazioni per costruire una comunicazione resiliente

Il documento propone una vera e propria architettura della comunicazione sanitaria nelle maxiemergenze.

Viene raccomandata una catena comunicativa multilivello, con responsabilità chiaramente individuate, accompagnata da flussi bidirezionali integrati tra territorio, Centrali Operative e strutture ospedaliere.

Tra gli elementi operativi più rilevanti troviamo la definizione di un Minimum Data Set (MDS) per la prima notifica dell'evento, l'impiego di SITREP periodici, l'adozione di piattaforme interoperabili, sistemi digitali di supporto decisionale e strumenti elettronici di patient tracking.

Le raccomandazioni affrontano inoltre un problema particolarmente delicato: cosa accade quando le infrastrutture ordinarie vengono saturate o diventano indisponibili. Per questo viene indicata la necessità di predisporre sistemi comunicativi ridondanti e di backup, oltre a separare formalmente i flussi della maxiemergenza da quelli dell'attività ordinaria delle Centrali Operative.

Completano il modello l'adozione di un lessico operativo condiviso e di checklist standardizzate, la definizione di indicatori di qualità della comunicazione e il debriefing strutturato dopo ogni maxiemergenza, affinché ogni evento diventi occasione di analisi e miglioramento del sistema.

Due documenti, una stessa visione di sistema

Letti insieme, i due lavori delineano un percorso particolarmente coerente.

Il primo risponde alla domanda:

“Quanto siamo preparati prima che l'evento accada?”

Il secondo affronta quella immediatamente successiva:

“Quando accade, siamo capaci di governare le informazioni e coordinare efficacemente la risposta?”

Preparedness e comunicazione diventano così due componenti della stessa architettura.

Un sistema preparato deve sapere quando attivarsi, come incrementare le proprie capacità, come coordinare territorio e ospedale, quali risorse mobilitare e come verificarne l'effettiva disponibilità.

Ma deve contemporaneamente sapere chi comunica con chi, quali informazioni devono essere trasmesse, attraverso quali canali, con quale periodicità e quali sistemi alternativi utilizzare quando quelli ordinari non sono più sufficienti.

In questa prospettiva, la gestione delle maxiemergenze si allontana da una concezione basata prevalentemente sulla disponibilità di mezzi e professionisti e assume sempre più la forma di una vera governance sanitaria dell'evento complesso.

Il contributo AIES: professionalità diverse per una visione comune

All'interno di entrambi i documenti, Sara Montemerani ha partecipato al Panel degli Esperti, apportando la propria esperienza nell'ambito della Medicina d'Emergenza-Urgenza.

Nicola Bortoli ha ricoperto il ruolo di Coordinatore del Gruppo di Lavoro Metodologico, incaricato della revisione strutturata della letteratura, dello sviluppo degli statement preliminari e del coordinamento del processo Delphi modificato.

Flavio Gheri ha partecipato al medesimo Gruppo di Lavoro nel ruolo di Metodologo, contribuendo quindi direttamente alla costruzione metodologica delle raccomandazioni. I documenti descrivono infatti il Gruppo di Lavoro Metodologico come responsabile della revisione strutturata della letteratura scientifica, dello sviluppo degli statement preliminari e del coordinamento del processo di consenso secondo le indicazioni metodologiche ISS.

La partecipazione dei tre professionisti ai due progetti rappresenta per AIES – Accademia Italiana Emergenza Sanitaria un contributo concreto alla produzione scientifica e allo sviluppo di modelli organizzativi nell'ambito dell'emergenza-urgenza e della medicina delle catastrofi.

È anche espressione di una visione che AIES considera centrale: la sicurezza nelle maxiemergenze non nasce dalla somma delle singole competenze professionali, ma dalla loro integrazione all'interno di sistemi organizzati, misurabili e capaci di apprendere.

Dalla raccomandazione alla capacità reale di risposta

Il valore dei due documenti risiede infine nella loro possibile traduzione operativa.

Non basta possedere un piano per poter affermare che un'organizzazione sia preparata. Non basta disporre di tecnologie di comunicazione per poter affermare che le informazioni siano realmente governate.

Occorre testare i sistemi, misurarne le performance, esercitare i professionisti, verificare l'interoperabilità, individuare i punti di vulnerabilità e utilizzare eventi ed esercitazioni per alimentare processi continui di miglioramento.

È probabilmente questa la sintesi più importante che emerge dalla lettura congiunta delle due RBPCA: la preparedness non termina quando inizia la maxiemergenza. Al contrario, la qualità della risposta durante l'evento è il risultato di ciò che il sistema ha costruito, organizzato, condiviso e testato prima che quell'evento si verificasse.

Per AIES, contribuire a questo percorso, per il cui coinvolgimento ringrazia il Presidente Sismax, Dr. Alessio Lubrani, significa partecipare, per la prima volta nella sua storia, attraverso un lavoro metodologicamente strutturato ai massimi livelli, alla costruzione di una cultura dell'emergenza sanitaria nella quale evidenze scientifiche, competenze professionali, organizzazione e capacità di comunicazione diventino parti di un unico sistema di risposta.

Prepararsi, coordinarsi, comunicare e misurare: quattro dimensioni diverse di un unico obiettivo, rendere il sistema sanitario realmente capace di affrontare la complessità di una maxiemergenza.

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